Jimenez Julien, de man achter Collectieregister

Waarom uitgerekend collecties

Kleine erfgoedorganisaties lijken van buiten op elkaar en zijn van binnen allemaal anders. De ene historische vereniging heeft een kaartenbak uit de jaren tachtig, de andere een spreadsheet die door drie mensen tegelijk wordt bewerkt, de derde een map met foto's waarvan niemand meer weet welk object erop staat. Wat ze delen, is dat de kennis over de collectie bijna nooit in het systeem zit, maar bij een persoon.

Die persoon is meestal de oprichter, de conservator van het eerste uur of de vrijwilliger die er twintig jaar rondloopt. Zolang die er is, werkt alles. Zodra die stopt, blijkt hoeveel er nooit is opgeschreven: waar een object vandaan komt, wie het schonk, wat er ooit is afgesproken over teruggave, welke doos in welke stelling staat. Dat probleem is niet technisch van aard, maar het is wel met een goed register te verkleinen. Daarover gaat dit hele project.

Hoe hij werkt

Het uitgangspunt is dat software zich moet aanpassen aan het werk, niet andersom. In een depot begint een object bij de deur: er komt iets binnen, iemand pakt het uit, er wordt een nummer op geschreven en er wordt een foto gemaakt. Het invoerscherm van het register volgt precies die volgorde. Wie op papier een formulier kan invullen, kan het scherm ook invullen.

Een tweede uitgangspunt is dat u eigenaar blijft van wat u opbouwt. Uw inventarisnummers blijven uw inventarisnummers, ook als ze een merkwaardige opbouw hebben die alleen in uw vereniging betekenis heeft. De export zit er vanaf dag een in en er zit geen slot op. Een register dat u niet zou kunnen verlaten, is geen register maar een gijzeling van uw eigen geschiedenis.

Een derde uitgangspunt is terughoudendheid met persoonsgegevens. Een collectie zit vol namen: schenkers, erfgenamen, geportretteerden op oude foto's, bruikleennemers. De Algemene verordening gegevensbescherming geldt sinds 25 mei 2018 ook voor een vereniging met vijftien vrijwilligers, en de registerplicht uit artikel 30 AVG geldt in de praktijk vrijwel altijd. Het register scheidt daarom de publieke objectbeschrijving van de gegevens over personen. Hoe dat uitpakt, staat uitgewerkt in het artikel over persoonsgegevens in de collectie en de AVG.

Wat u van hem mag verwachten

Antwoord binnen twee werkdagen op een aanvraag via het contactformulier. Een demo waarin uw eigen objecten centraal staan en niet een verzonnen voorbeeldcollectie. Eerlijkheid over wat het register van Collectieregister niet doet: het is geen bibliotheeksysteem, geen archiefbeheersysteem voor meterslange series en geen vervanging voor vakinhoudelijke kennis over conservering. Als uw vraag ergens anders beter thuishoort, hoort u dat.

Wat u niet krijgt zijn verzonnen cijfers over hoeveel tijd u bespaart. Elke collectie is anders, elk depot is anders en elke vrijwilligersploeg werkt in een ander tempo. Wat er over kosten te zeggen valt, staat zo concreet mogelijk in het stuk over wat collectieregistratie een historische vereniging kost.

Waar u hem verder vindt

Voor vragen over het register is e-mail het snelst: jimenezjulien42@gmail.com. Daarnaast staat zijn werk op de volgende plekken.