Hoe gaat een geschonken doos van zolder stap voor stap door het register?

Een verhuisdoos van zolder, dichtgeplakt met bruin tape, neergezet op de balie door iemand die haast heeft. Zo begint een groot deel van elke streekcollectie, en zo begint ook het voorbeeld dat we hieronder helemaal uitschrijven. U leest wat er met die doos gebeurt, van het eerste nummer op zaterdagochtend tot de publieke beschrijving die een half jaar later een bruikleenverzoek oplevert.

Vooraf: dit is een geschetste situatie

De doos in dit artikel bestaat niet. Het is een voorbeeld dat wij hebben opgebouwd uit het soort aanwinsten waar kleine musea, historische verenigingen en streekarchieven dagelijks mee te maken hebben. Er komt geen echte vereniging in voor en er wordt niemand geciteerd.

Waarom dan toch zo uitgebreid? Omdat de meeste registratieproblemen niet ontstaan bij het invullen van een veld, maar bij de keuzes ertussen. Wat is één object en wat is een groep? Wanneer plakt u een nummer en wanneer nog niet? Die keuzes worden zichtbaar zodra u een aanwinst in zijn geheel volgt.

Zaterdagochtend: de doos komt binnen

De brenger is een man van in de zestig die het huis van zijn tante leeghaalt. De tante woonde haar hele leven in het dorp en werkte bij de plaatselijke zuivelfabriek. De doos stond op zolder en hij weet niet precies wat erin zit.

De vrijwilliger die dienst heeft, doet eerst iets wat geen registratie is: hij zet koffie en laat de man vertellen. Dat is geen beleefdheid maar werk, want alles wat deze ochtend niet wordt opgeschreven, is over twee jaar onherstelbaar weg.

Het gesprek dat niet kan wachten

Terwijl de doos nog dicht is, worden de basisvragen gesteld en meteen genoteerd: van wie was het, waar heeft het gestaan, waarom is het bewaard, en wat mag ermee gebeuren. De antwoorden komen in de woorden van de brenger op papier, niet in een samenvatting achteraf.

De volledige vragenreeks voor zo'n gesprek staat uitgewerkt in de checklist voor het vastleggen van herkomst bij binnenkomst. In dit voorbeeld levert het gesprek drie dingen op die later goud waard blijken: de naam van de fabriek, de periode waarin de tante er werkte, en de mededeling dat er brieven tussen zitten die de familie liever niet openbaar ziet.

De verklaring

Voordat de man vertrekt, tekent hij een schenkingsverklaring van één kantje. Daarin staat dat het eigendom overgaat, dat foto's van de voorwerpen gepubliceerd mogen worden, dat zijn naam als schenker niet in de publieke beschrijving hoeft, en dat wat niet in de collectie past aan de familie mag worden teruggeboden.

De verklaring wordt nog dezelfde ochtend gescand en aan de aanwinst gekoppeld. Papier in een ordner is één exemplaar op één plek; een scan aan het record reist mee met alles wat er daarna gebeurt.

De doos krijgt eerst één nummer

Voordat er iets wordt uitgepakt, krijgt de hele aanwinst één aanwinstnummer. Dat nummer verwijst naar het gesprek, de verklaring, de datum en de brenger. Alles wat straks uit de doos komt, hangt daaraan vast.

Dit is de stap die in de praktijk het vaakst wordt overgeslagen, met als gevolg dat objecten uit dezelfde schenking jaren later los van elkaar in het register staan en niemand nog ziet dat ze bij elkaar horen. De opbouw van zo'n nummerreeks en de logica erachter staan beschreven in de praktische gids over objectregistratie in een klein museum.

Uitpakken: wat is één object?

De doos blijkt te bevatten: een gedeukte melkbus met opschrift, twee bedrijfsfoto's op karton, een bundeltje van elf brieven met een lint eromheen, een blauwe werkjas, een verjaardagskalender met namen, en een stapel oude kranten die alleen als opvulling dienden.

Nu volgt de belangrijkste beslissing van de ochtend: hoeveel objecten zijn dit? Er is geen enkel goed antwoord, wel een bruikbare vuistregel. Wat afzonderlijk kan worden getoond, uitgeleend of beschreven, krijgt een eigen nummer. Wat alleen als geheel betekenis heeft, blijft samen.

• De melkbus wordt één object met een eigen nummer.
• De twee foto's krijgen elk een eigen nummer, want ze tonen verschillende gebouwen.
• De elf brieven blijven één archiefeenheid met één nummer en een inhoudsopgave op briefniveau.
• De werkjas krijgt een eigen nummer en een aparte conditiebeschrijving vanwege het textiel.
• De verjaardagskalender krijgt een eigen nummer, met een aantekening over de namen erin.
• De kranten worden niet opgenomen, maar wel genoteerd als niet aanvaard materiaal, zodat niemand later denkt dat ze zoek zijn.

Die laatste regel is verrassend belangrijk. Wat u bewust niet opneemt, hoort net zo goed in het dossier als wat u wel opneemt, anders wordt het over vijf jaar een zoekactie.

Beschrijven, fotograferen, wegzetten

Elk object doorloopt daarna dezelfde vaste volgorde. Die volgorde is er niet om vrijwilligers te betuttelen, maar omdat een vaste volgorde het tempo verdubbelt en het aantal vergeten velden halveert.

1. Nummer toekennen en zichtbaar bij het object leggen, nooit met lijm op het object zelf.
2. Conditie beschrijven en fotograferen voordat er iets is schoongemaakt.
3. Afmetingen en materiaal noteren, ook bij twijfel, met de mate van zekerheid erbij.
4. Beschrijving schrijven in gewone taal, zonder afkortingen die alleen intern bekend zijn.
5. Standplaats vastleggen: welk rek, welke plank, welke doos.
6. Herkomstgegevens overnemen uit het aanwinstrecord, niet opnieuw uittypen.

De melkbus krijgt in dit voorbeeld drie foto's: het geheel, het opschrift van dichtbij en de deuk aan de onderzijde. Die derde foto is over tien jaar het bewijs dat de deuk er bij binnenkomst al zat en niet in het depot is ontstaan.

De standplaats is een veld, geen gewoonte

De doos verhuist die middag naar plank C3 in het achterdepot. In het register komt dat als standplaats te staan, met de datum van verplaatsing erbij. Wie later een object niet kan vinden, ziet dan in elk geval waar het het laatst is neergezet en door wie.

De brieven: hier komt de AVG binnen

Het bundeltje brieven verandert de aard van deze aanwinst. Er staan namen in van mensen die mogelijk nog leven, en in twee brieven wordt gesproken over de ziekte van een familielid.

Daarmee raakt u aan bijzondere persoonsgegevens, waarvoor artikel 9 van de Algemene verordening gegevensbescherming een eigen regime kent. De verordening geldt sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG; de Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht.

In het voorbeeld wordt daarom het volgende vastgelegd: de brieven zijn opgenomen, ze zijn niet publiek raadpleegbaar, inzage loopt via het bestuur, en de afspraak met de familie staat bij het record. Ook de schenkergegevens blijven intern en verschijnen niet in de publieke beschrijving. Hoe u die afweging structureel maakt, inclusief het verwerkingsregister uit artikel 30 van de AVG, staat verderop in deze kennisbank uitgewerkt in het artikel over persoonsgegevens in uw collectie.

Het spoor dat de doos achterlaat

Aan het eind van de ochtend bestaat de doos niet meer, maar is er wel een dossier. Zo ziet dat spoor eruit.

Wat er op welk moment van deze aanwinst is vastgelegd

Moment	Handeling	Vastgelegd
Balie	Gesprek met de brenger	Herkomst, verhaal, voorwaarden, contactgegevens
Balie	Verklaring ondertekend	Scan gekoppeld aan het aanwinstnummer
Werktafel	Aanwinstnummer toegekend	Datum, wijze van verwerving, aantal onderdelen
Werktafel	Uitgesplitst in objecten	Vijf objectnummers plus een notitie over niet aanvaard materiaal
Fotohoek	Beeld gemaakt	Foto's aan de nummers gekoppeld, conditie zichtbaar
Depot	Weggezet op plank C3	Standplaats met datum en naam van de vrijwilliger
Bureau	Openbaarheid beoordeeld	Brieven afgeschermd, schenkersnaam intern

Vier vrijwilligers hebben aan deze aanwinst gewerkt en niemand hoefde te vragen wat de vorige had gedaan. Dat is het hele punt van registratie.

Een half jaar later: het verzoek uit de stad

In het voorjaar belt een museum uit de provinciehoofdstad. Ze maken een tentoonstelling over regionale zuivel en zijn via de publieke beschrijving op de melkbus met opschrift gestuit.

Omdat de aanwinst netjes is vastgelegd, kost het antwoord tien minuten in plaats van twee avonden. Het bestuur ziet direct dat de vereniging eigenaar is, dat de schenker publicatie van beeld heeft toegestaan, waar het object staat en in welke conditie het bij binnenkomst verkeerde.

De uitleen zelf krijgt zijn eigen dossier met bruikleennemer, periode, voorwaarden, verzekering en een conditierapport bij vertrek en bij terugkomst. Die route staat volledig uitgeschreven in het stappenplan voor bruikleen uitgeven en terugnemen.

Een goede registratie merkt u nooit op het moment dat u hem maakt, maar altijd op het moment dat iemand anders er iets aan vraagt.

Wat dit voorbeeld laat zien

Er is in dit hele verhaal geen enkele ingewikkelde handeling verricht. Er is alleen niets uitgesteld, en dat verschil bepaalt of een collectie over twintig jaar nog bruikbaar is.

• De herkomst is vastgelegd toen die nog gratis was, namelijk met de brenger aan tafel.
• Het aanwinstnummer houdt vijf objecten bij elkaar die anders uit elkaar waren gedreven.
• De foto's leggen de conditie vast op een moment dat later niet meer te reconstrueren is.
• De gevoelige stukken zijn opgenomen zonder ze openbaar te maken, met de afspraak erbij.
• De standplaats maakt het object terugvindbaar voor iemand die er die zaterdag niet bij was.

Conclusie: leg de doos vast voordat de doos verdwijnt

Elke aanwinst die u vandaag ongeregistreerd wegzet, wordt over een paar jaar een uurtje uitzoekwerk, en vaak een uurtje met een slechtere uitkomst. De ochtend die u nu besteedt, is de goedkoopste ochtend die u ooit aan dat object kunt geven.

In het collectieregister van Collectieregister volgt het invoerscherm precies de volgorde uit dit voorbeeld: eerst de aanwinst met herkomst en verklaring, dan de losse objecten met beeld en standplaats, en pas daarna de vraag wat publiek raadpleegbaar mag zijn. Wie dit register bouwt en vanuit welke opvatting over erfgoedadministratie, staat op de pagina over de auteur.

Wilt u weten hoe uw eigen binnenkomstroute in het register past, beschrijf dan uw laatste aanwinst via het contactformulier. We nemen binnen twee werkdagen contact op en lopen die aanwinst samen door, van doos tot publieke beschrijving.