Privacyverklaring

1. Wie verwerkt uw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, uitgever van Collectieregister. De inschrijvingsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy gebruikt u jimenezjulien42@gmail.com. Uw bericht komt terecht bij de directeur van de publicatie en wordt niet doorgezet naar een callcenter of een extern verkoopteam.

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming van kracht, in Nederland aangevuld met de Uitvoeringswet AVG. Dat kader bepaalt hoe wij met gegevens omgaan.

2. Welke gegevens wij van u verwerken

Deze site is een vitrine. U hoeft geen account aan te maken en er is geen klantomgeving waarin u inlogt. Er zijn twee momenten waarop gegevens worden verwerkt.

Het contactformulier

Als u het formulier op de homepage invult, verwerken wij de velden die u zelf invult:

• uw naam;
• uw e-mailadres;
• de naam van uw museum, vereniging, archief of organisatie, als u die invult;
• uw keuze bij het veld waar het om gaat, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Vitrine, Depot of Museum;
• de tekst waarin u uw situatie beschrijft.

Dat laatste veld is in de praktijk het gevoeligste. Mensen beschrijven daarin soms een conflict binnen het bestuur, een nalatenschap die nog niet is afgewikkeld of een schenker die iets heeft teruggevraagd. Wat u schrijft, lezen wij om uw vraag te kunnen beantwoorden en verder niets. Vermeld in dit veld geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, zoals gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging of politieke voorkeur van derden. Voor het beantwoorden van uw vraag zijn die niet nodig.

Technische gegevens bij het bezoek

Voor het uitleveren van de pagina's en het weren van misbruik verwerkt onze hostingpartij technische gegevens, waaronder uw IP-adres, het opgevraagde adres, het tijdstip en het type browser. Die verwerking hoort bij het veilig laten werken van een website. Er staat geen bezoekersstatistiek op deze site en er wordt geen profiel van u opgebouwd. Zie het cookiebeleid voor de details.

3. Doel en grondslag

Wij gebruiken uw gegevens uit het formulier om contact met u op te nemen, uw vraag te beantwoorden, een demo in te plannen en waar gevraagd een offerte te maken. De grondslag daarvoor is dat u ons zelf benadert en dat de verwerking nodig is om op uw verzoek stappen te zetten die aan een eventuele overeenkomst voorafgaan. Voor de technische gegevens en de beveiliging van de site is de grondslag ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame van derden, verkopen ze niet en zetten ze niet in voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Nieuwsbrieven versturen wij niet.

4. Persoonsgegevens in uw collectie

Een collectie is zelden vrij van persoonsgegevens. In de registers van kleine musea en historische verenigingen komen doorgaans voor: namen en adressen van schenkers, gegevens van erfgenamen en nabestaanden, contactgegevens van bruikleennemers en van bruikleengevers, namen van personen die op oude foto's staan afgebeeld, en aantekeningen uit correspondentie over een verwerving.

Voor uw eigen verplichtingen is vooral het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG van belang. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Een collectieregister dat doorlopend wordt bijgehouden valt daardoor in de praktijk vrijwel altijd onder de registerplicht. Het register van Collectieregister is zo ingericht dat u die onderbouwing kunt maken: schenkergegevens staan gescheiden van de publieke objectbeschrijving en u bepaalt per veld wat intern blijft. Uitgebreider staat dat beschreven in het artikel over persoonsgegevens in de collectie.

Verwerkt u op grote schaal gevoelige gegevens, bijvoorbeeld bij een collectie met medische of religieuze dossiers, dan kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig zijn zoals bedoeld in artikel 35 AVG. Wij denken bij een demo graag mee over de vraag of dat bij u speelt, maar de beoordeling blijft een verantwoordelijkheid van uw organisatie.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

Een aanvraag via het formulier bewaren wij tot twaalf maanden na het laatste contact daarover. Loopt het uit op een offerte of een abonnement, dan bewaren wij de bijbehorende correspondentie zolang de relatie duurt. Gegevens die in de financiële administratie terechtkomen, zoals facturen, vallen onder de wettelijke bewaarplicht voor de administratie van zeven jaar. Technische logbestanden van de hosting worden kort bewaard en daarna verwijderd.

Vraagt u eerder om verwijdering, dan doen wij dat, behalve voor die facturen die wij wettelijk moeten bewaren.

6. Ontvangers en doorgifte

De site wordt gehost door Netlify. Netlify treedt daarbij op als verwerker voor de levering van de pagina's en de afhandeling van formulierinzendingen; met deze partij zijn afspraken vastgelegd zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Daarnaast gebruiken wij een e-mailvoorziening om uw bericht te ontvangen en te beantwoorden. Verder krijgt niemand toegang tot uw gegevens.

Voor het product Collectieregister geldt dat de gegevens van klanten binnen de Europese Unie worden opgeslagen. Als bij ondersteunende diensten toch gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor kent, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging en datalekken

Het verkeer met deze site loopt versleuteld over https. De toegang tot de mailbox waarin formulierinzendingen binnenkomen is beperkt tot de directeur van de publicatie. Voor het register gelden aanvullende maatregelen, waaronder rechten per gebruiker, zodat een vrijwilliger die alleen beschrijvingen invoert niet automatisch bij schenkergegevens kan.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico voor betrokkenen oplevert. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Als een lek waarschijnlijk een hoog risico voor u meebrengt, informeren wij u zelf ook.

8. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. U oefent die rechten uit met een e-mail aan jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld of zijn het er meerdere, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; u hoort dat dan binnen de eerste maand.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij om aanvullende informatie vragen waarmee u aantoont dat u het bent. Wij vragen daarbij niet om een kopie van uw identiteitsbewijs.

9. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het oneens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; in de meeste gevallen is dat het snelst opgelost. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

10. Wijzigingen in deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan als de dienst verandert of als regelgeving daar aanleiding toe geeft. De datum onderaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij een ingrijpende wijziging melden wij dat aan klanten met een lopend abonnement. Vragen over deze verklaring stelt u per e-mail of via het contactformulier.

Laatst bijgewerkt op 12 januari 2026