Niemand vindt het terug
Een bezoeker vraagt naar het vaandel van de fanfare. Drie mensen zoeken een uur in twee bestanden en vier dozen, en vinden uiteindelijk twee objecten die allebei nummer 214 dragen.
Vitrine 01 · Collectieregister
Uw collectie verdient een register dat blijft
Leg objecten, herkomst en bruiklenen zo vast dat de collectie ook vindbaar blijft wanneer degene die alles wist er niet meer bij is.
Gemaakt voor kleine musea, historische verenigingen en streekarchieven die met vrijwilligers werken, op de computer die al in het depot staat.
Plank 02 · Het probleem
De collectie zit in dozen, de kennis zit in hoofden
In veel kleine erfgoedorganisaties is de registratie ooit begonnen als een schrift en later doorgezet in een spreadsheet. Zolang dezelfde persoon het bijhoudt, werkt dat. Daarna begint het schuiven.
De herkomst is kwijt
Het object staat er wel, maar wie het gaf, wanneer en onder welke afspraken staat nergens. Bij een verzoek om teruggave of een tentoonstelling begint dan het uitzoekwerk opnieuw, vaak zonder resultaat.
Bruiklenen komen niet terug
Er ging iets naar een expositie in het gemeentehuis, geregeld per e-mail en afgesproken bij de koffie. Wat er precies mee is, weet men niet meer, en de afgesproken retourdatum staat op een briefje dat weg is.
Alles hangt aan een persoon
De oprichter kent elk object uit het hoofd en heeft die kennis nooit hoeven opschrijven. Als die stopt met vrijwilligerswerk, verdwijnt in korte tijd wat in tientallen jaren is opgebouwd.
De vrijwilliger haakt af
Software die is bedacht voor een groot museum vraagt tientallen velden per object. Wie een middag per week meehelpt, geeft dat op na twee sessies en begint weer een eigen lijstje.
Het bestuur kan niets tonen
Bij een subsidieaanvraag, een verzekeringsvraag of een gesprek met de gemeente is er geen overzicht dat u zonder schaamte op tafel legt. Wat er is, staat verspreid over te veel plekken.
Plank 03 · De aanpak
Van dozen naar een doorzoekbaar register in vier stappen
Collectieregister is opgezet als een depot: elk object krijgt een vaste plek, een nummer en een kaart. U hoeft niet eerst alles op orde te hebben om te beginnen, u begint met wat u nu weet.
-
Zet uw huidige lijsten erin
U importeert de spreadsheet die u al heeft en koppelt uw eigen kolommen aan de velden van het register. Bestaande inventarisnummers blijven staan, zodat de labels in het depot blijven kloppen.
-
Vul aan tijdens het gewone werk
Iedere keer dat iemand een object in handen heeft, komt er een foto, een standplaats of een stukje herkomst bij. Het invoerscherm volgt de volgorde waarin een object binnenkomt, niet de volgorde van een handboek.
-
Leg afspraken vast op de kaart zelf
Schenkingsvoorwaarden, bruikleenperiodes, conditierapporten en restauratienotities horen bij het object en niet in iemands map. Alles wat u vastlegt, is later terug te vinden bij dat ene nummer.
-
Deel wat gedeeld mag worden
Per veld bepaalt u of het intern blijft of publiek raadpleegbaar wordt. Zo houdt u schenkergegevens binnen, terwijl de objectbeschrijvingen wel vindbaar zijn voor onderzoekers en bezoekers.
Plank 04 · Wat het register doet
Acht onderdelen, allemaal gemaakt voor kleine collecties
Geen modules die u nooit aanzet. Wel de dingen die in een klein museum of een historische vereniging wekelijks langskomen.
Objectkaarten
Eén kaart per object met benaming, materiaal, afmetingen, datering, beschrijving en foto's. Velden die u niet gebruikt, zet u uit, zodat het scherm kort blijft.
Nummering die niet botst
Het register bewaakt uw eigen nummerreeks en waarschuwt bij dubbele nummers. Deelnummers voor sets, zoals een servies of een fotoalbum, horen netjes bij het hoofdnummer.
Herkomst en verwerving
Wie gaf het, wanneer, onder welke voorwaarden en wat is er daarna mee gebeurd. De verwervingsgeschiedenis staat op één plek en groeit mee met wat u later ontdekt.
Standplaats en depot
Stelling, plank, doos of vitrine: u legt de plek vast en verplaatst objecten met een verhuisboeking. Zo weet u waarom iets niet op zijn plek staat en sinds wanneer.
Bruikleenbeheer
Uitgaande en inkomende bruiklenen met periode, voorwaarden, contactpersoon en conditie bij vertrek en terugkomst. Openstaande bruiklenen staan in een eigen overzicht met retourdatum.
Zoeken zoals u denkt
Zoeken op woord, nummer, periode, schenker of standplaats, en op combinaties daarvan. Een zoekopdracht die u vaker gebruikt, bewaart u als vaste lijst voor de werkgroep.
Rechten per vrijwilliger
De een mag alleen beschrijven, de ander mag schenkergegevens zien en publiceren. U ziet per wijziging wie wat heeft aangepast en wanneer, zonder dat dat controlewerk wordt.
Export zonder slot
Een volledige export van alle velden en foto's, wanneer u maar wilt. Handig voor een jaarverslag, een subsidieaanvraag of een overstap naar iets anders later.
Plank 05 · Wat het oplevert
Wat er verandert in het depot en in de bestuurskamer
Voor wie in het depot staat
- Een vraag van een bezoeker beantwoordt u tijdens het gesprek in plaats van volgende week.
- U weet waar iets staat voordat u de trap op loopt met een lege doos.
- Nieuwe vrijwilligers kunnen meteen meehelpen zonder dat iemand naast ze hoeft te zitten.
- Een dubbel nummer merkt u bij het invoeren en niet pas bij de volgende inventarisatie.
Voor bestuur en verantwoording
- Bij een subsidieaanvraag of verzekeringsvraag toont u in één keer wat u beheert.
- Schenkers zien dat hun stuk serieus is opgenomen, met afspraken die vastliggen.
- Bij een bestuurswissel gaat kennis over via het register en niet via herinneringen.
- Persoonsgegevens van schenkers staan gescheiden van wat u publiek toont.
Plank 06 · Eerlijk gezegd
Wat wij wel en niet beloven
Erfgoed vraagt om nuchterheid. Daarom hieronder wat dit register doet, wat het uitdrukkelijk niet doet en waar u aan toe bent.
Dit doet het register wel
- Objecten, herkomst, standplaats, conditie en bruiklenen vastleggen en doorzoekbaar houden.
- Uw bestaande nummering overnemen, ook als die van uw voorganger komt.
- Per veld regelen wat intern blijft en wat publiek raadpleegbaar wordt.
- Op elk moment alles exporteren, inclusief de gekoppelde foto's.
Dit doet het register niet
- Het waardeert of taxeert uw objecten niet en doet geen uitspraken over echtheid.
- Het vervangt geen bibliotheeksysteem en geen archiefbeheersysteem voor grote archieven.
- Het doet niet automatisch aan herkomstonderzoek, dat blijft mensenwerk.
- Het regelt geen kaartverkoop, ledenadministratie of boekhouding.
De regels waar we op letten
De Algemene verordening gegevensbescherming geldt sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Uw register bevat vrijwel altijd persoonsgegevens: namen van schenkers, gegevens van bruikleennemers en soms personen op foto's. Artikel 30 AVG vraagt om een verwerkingsregister, en de uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, wat bij een collectie bijna altijd het geval is.
Werkt u met een vereniging of stichting, dan speelt ook de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen mee, die sinds 1 juli 2021 van kracht is en onder meer een regeling voor belet en ontstentenis vraagt. Een register dat niet aan één persoon hangt, helpt daar direct bij. Meer hierover leest u in het artikel over persoonsgegevens in de collectie.
Gegevens, mensen en antwoordtermijn
- De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend.
- Wij verwerken uw contactgegevens alleen om uw aanvraag te beantwoorden, zoals beschreven in de privacyverklaring.
- Achter Collectieregister zit een kleine redactie; wie dat is, leest u op de pagina over de auteur.
- Na het formulier komt u op een bevestigingspagina en nemen wij binnen twee werkdagen contact op.
Zo ziet het eruit in de praktijk
De volgende situatie is een geschetst voorbeeld, geen uitspraak van een klant. Een historische vereniging beheert de nalatenschap van een dorpssmederij. Het gereedschap ligt in twee kasten, de foto's in een map, en de beschrijvingen staan in een spreadsheet die de penningmeester ooit begon.
Na het overzetten krijgt elk stuk een kaart met een nummer, een foto en een standplaats. De schenkingsbrief van de familie komt bij het hoofdnummer te staan. Als de gemeente vraagt of er iets uitgeleend kan worden voor een expositie, is binnen een kwartier duidelijk wat er is, in welke conditie en wat de familie destijds heeft afgesproken.
Plank 07 · Tarieven
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Bedragen per maand, exclusief btw. Het algemene btw-tarief is 21 procent. Wat u opbouwt blijft van uw organisatie en is altijd te exporteren.
Vitrine
19 europer maand
- Voor een beginnende of kleine collectie
- Objectkaarten met foto's en standplaats
- Herkomst en verwerving per object
- Twee medewerkers met eigen rechten
- Export van alle velden en foto's
Depot
39 europer maand
- Voor een vereniging met een werkgroep
- Alles uit Vitrine
- Bruikleenbeheer met retourbewaking
- Conditierapporten en verhuisboekingen
- Tien medewerkers en bewaarde zoeklijsten
Museum
79 europer maand
- Voor een museum met publieksontsluiting
- Alles uit Depot
- Publiek raadpleegbare collectiepagina's
- Onbeperkt aantal medewerkers
- Begeleide overzetting van uw bestaande lijsten
Heeft u een bijzondere situatie, bijvoorbeeld een gedeeld depot met een andere vereniging of een collectie die over twee locaties verspreid staat? Vraag dan een offerte op maat aan via het formulier. Wat een register een vereniging werkelijk kost, leest u in het artikel over de kosten van collectieregistratie.
Plank 08 · Vragen
Veelgestelde vragen
Voor wie is Collectieregister bedoeld?
Voor kleine musea, historische verenigingen, streekarchieven en particuliere collecties die hun objecten, herkomst en bruiklenen willen vastleggen zonder eigen ICT-afdeling. Het werkt in de browser, ook op de oude computer die in het depot staat.
Kunnen we onze bestaande spreadsheet overzetten?
Ja. U importeert een bestand en koppelt zelf uw eigen kolommen aan de velden van het register. Objecten die al een eigen inventarisnummer hebben, houden dat nummer, zodat verwijzingen in oude lijsten en op de labels blijven kloppen.
Waar staan de gegevens en wie kan erbij?
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. U bepaalt per medewerker of vrijwilliger welke rechten die persoon heeft, en per veld of het alleen intern zichtbaar is of ook publiek raadpleegbaar.
Mogen persoonsgegevens van schenkers in het register staan?
Ja, zolang u vastlegt waarom u ze bewaart. Het register houdt schenkergegevens gescheiden van de publieke objectbeschrijving, zodat u het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG kunt onderbouwen zonder namen prijs te geven.
Houdt het systeem bruiklenen en retourdatums bij?
Ja. Per bruikleen legt u de bruikleennemer, de periode, de voorwaarden en de conditie bij vertrek en bij terugkomst vast. Objecten die uit huis zijn, staan in een apart overzicht met de afgesproken retourdatum en een signaal als die nadert.
Wat gebeurt er met onze gegevens als we stoppen?
U exporteert op elk moment de volledige collectie als bestand met alle velden en de gekoppelde foto's. Er zit geen slot op de export en het abonnement is per maand opzegbaar; wat u opbouwt blijft van uw organisatie.
Is er een demo of een proefomgeving?
U vraagt via het formulier een demo aan. We nemen binnen twee werkdagen contact op, lopen samen een deel van uw collectie door en zetten desgewenst een proefomgeving klaar met uw eigen velden en een handvol echte objecten.
Kunnen vrijwilligers ermee werken zonder cursus?
Het invoerscherm volgt de volgorde waarin een object binnenkomt: nummer, beschrijving, herkomst, standplaats en foto. Wie een formulier op papier kan invullen, komt er doorgaans uit. Een korte instructie op papier en per e-mail zit erbij.
Plank 09 · Kennisbank
Laatste artikelen uit de kennisbank
Praktische stukken over registreren, herkomst, bruikleen en de overdracht van collectiekennis, geschreven voor mensen die het werk zelf doen.
Waarom verdwijnt de kennis over de collectie zodra de oprichter ermee stopt?
Wat er verloren gaat als degene die alles wist ermee ophoudt, en hoe u die kennis vastlegt voordat het zover is.
Hoe gaat een geschonken doos van zolder stap voor stap door het register?
Een geschetst voorbeeld waarin een doos van zolder het hele register doorloopt, van eerste nummer tot publieke beschrijving.
Voldoen Excel en Access nog voor uw collectie of loopt u daar mee vast?
Een spreadsheet werkt tot een bepaald punt. Hier leest u waar die grens ligt en wat een register daarna anders doet.
Plank 10 · Contact
Laat ons uw collectie zien
Vertel kort wat u beheert en hoe het nu is vastgelegd: een schrift, een spreadsheet, een oud programma of een combinatie daarvan. Wij kijken mee en laten in een demo zien hoe uw eigen objecten in het register komen te staan.
U zit nergens aan vast. Een aanvraag via dit formulier is vrijblijvend en levert een gesprek op, geen abonnement.
Liever meteen mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen twee werkdagen, ook op vragen die nog niet over een abonnement gaan.