Voldoen Excel en Access nog voor uw collectie of loopt u daar mee vast?

Bijna elke kleine collectie begint in een spreadsheet, en dat is een verstandig begin: het kost niets en vrijwel iedere vrijwilliger kan ermee overweg. Het wordt pas een probleem als de collectie groeit, meer mensen meelezen en niemand nog weet welk bestand de laatste versie is. Deze vergelijking laat zien waar Excel en Access precies vastlopen, en wat een collectieregister daarna overneemt.

Waarom een collectie anders weegt dan een ledenlijst

Een ledenlijst is een rechthoek. Elke regel is een lid, elke kolom een gegeven, en als u een regel verwijdert is er niets anders kapot. Een collectie werkt niet zo.

Eén object heeft een herkomst, een schenker met afspraken, een standplaats die verandert, foto's, een conditie die langzaam achteruitgaat, soms een bruikleen en bijna altijd een verhaal dat aan andere objecten vastzit. Die verbanden zijn de eigenlijke waarde van uw registratie.

Zodra u ze in een plat werkblad perst, sijpelen ze weg. De herkomst verhuist naar een opmerkingenveld, de bruikleen naar een tweede tabblad, en het verhaal blijft in het hoofd van de vrijwilliger die de doos ooit binnenbracht. Wie de basis van die registratie nog moet leggen, heeft meer aan de praktische gids over objectregistratie in kleine musea dan aan een discussie over software.

Wat Excel wel goed doet

Het is eerlijk om te beginnen bij wat werkt. Voor de eerste paar honderd objecten is een spreadsheet vaak de snelste weg naar overzicht, en overzicht is beter dan uitstel.

• De drempel is nul: geen installatie, geen begroting, geen bestuursbesluit.
• Kolommen toevoegen kan altijd, dus uw registratie groeit mee met wat u leert.
• Sorteren en filteren geeft direct antwoord op simpele vragen.
• Een export naar een collega, een gemeente of een drukker is zo gemaakt.
• Bijna iedereen die zich meldt als vrijwilliger kan er meteen mee aan de slag.

Een werkblad dat consequent wordt bijgehouden is dan ook oneindig veel beter dan een register dat op aanschaf wacht. Het punt van dit artikel is niet dat u te vroeg begonnen bent, maar dat u moet weten wanneer u er te lang in blijft zitten.

Waar Excel vastloopt

Eén bestand, meerdere handen

Zodra twee vrijwilligers op dezelfde middag willen registreren, ontstaat er een kopie. Die kopie krijgt een naam met een datum erachter, en vanaf dat moment bestaat uw collectie in twee waarheden.

In de praktijk lost niemand dat op. Er wordt gekozen voor het bestand dat er het volst uitziet, en de rest van het werk verdwijnt stil.

Objecten zijn geen regels, maar netwerken

Een schenking van vijftien voorwerpen is één schenkingsafspraak met vijftien objecten. In een werkblad plakt u die afspraak vijftien keer over, of u zet hem één keer neer en verliest hem bij de eerste sortering.

Foto's passen niet in een cel

Beeld is bij collectieregistratie geen bijlage maar bewijs: het toont de conditie op het moment van opname. Een map met foto's naast het werkblad werkt precies zolang als iedereen zich aan de afgesproken bestandsnamen houdt.

Niemand ziet wie wat veranderde

Een spreadsheet vertelt u niet dat iemand vorige maand een datering heeft overschreven. Bij erfgoed is die geschiedenis geen luxe: de vorige waarde is soms belangrijker dan de nieuwe, omdat er een reden was waarom iemand het toen anders opschreef.

Zoeken werkt alleen als iedereen hetzelfde typt

Kastanjebruin, kastanje bruin en kastanjebruin met hoofdletter zijn voor een werkblad drie dingen. Zonder keuzelijsten en een vaste thesaurus wordt uw zoekfunctie elk jaar iets minder betrouwbaar, terwijl de collectie juist groeit.

Access: krachtiger, met een eigen prijskaartje

Access lost een deel hiervan netjes op. U legt relaties vast, u maakt invoerschermen met keuzelijsten, en rapportages laten zich strak vormgeven. Voor wie de techniek beheerst is het een serieus stuk gereedschap.

De rekening komt op een andere plek. Iemand moet die database bouwen, en meestal is dat één persoon in de vereniging. Zolang die persoon actief is, gaat alles goed.

• Het bestand staat op één computer of op een netwerkschijf, en dat bepaalt wie er thuis mee kan werken.
• Aanpassingen vragen kennis van formulieren, query's en soms van programmacode.
• Back-ups zijn handwerk, en handwerk slaat over zodra het druk wordt.
• Bij een bestuurswissel erft de vereniging een systeem dat niemand meer durft aan te raken.

Dat laatste is geen technisch maar een organisatorisch risico, en het is precies het risico dat wij uitwerken in het achtergrondstuk over collectiekennis die met de oprichter verdwijnt.

De drie opties naast elkaar

Waar de drie oplossingen van elkaar verschillen in het dagelijks werk

Onderdeel	Excel	Access	Collectieregister
Tegelijk werken	Kopieën en versieruzie	Beperkt, afhankelijk van de schijf	Vanzelfsprekend, ieder eigen account
Herkomst en schenker	Vrij tekstveld	Eigen tabel, mits gebouwd	Vaste velden aan het object gekoppeld
Bruikleen in en uit	Los tabblad	Eigen tabel, mits gebouwd	Met retourdatum en signalering
Foto's	Aparte map	Verwijzing naar bestandspad	Aan het objectnummer vast
Wijzigingsgeschiedenis	Geen	Alleen zelfgebouwd	Standaard per veld
Rollen en rechten	Alles of niets	Beperkt	Lezen, invoeren, beheren gescheiden
Back-up	Handmatig	Handmatig	Automatisch, buiten het gebouw
Overdraagbaarheid	Hangt aan personen	Hangt aan de bouwer	Nieuwe vrijwilliger logt in en werkt mee

De onderste regel van die tabel is de belangrijkste. Een register is pas iets waard als het uw opvolger niet afschrikt.

De privacykant van de keuze

Een collectie bevat vrijwel altijd persoonsgegevens: namen en adressen van schenkers, afspraken met nabestaanden, brieven met gezondheidsinformatie en foto's waarop mensen herkenbaar zijn. Voor die laatste twee categorieën gelden de strengere regels van artikel 9 van de AVG over bijzondere persoonsgegevens.

Dat maakt de keuze voor uw gereedschap ook een keuze over zorgvuldigheid. De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG, met de Autoriteit Persoonsgegevens als toezichthouder.

• Artikel 30 van de AVG vraagt een verwerkingsregister. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, dus voor een lopende collectieadministratie geldt de plicht in de praktijk gewoon.
• Werkt u met een leverancier, dan schrijft artikel 28 van de AVG een verwerkersovereenkomst voor. Een spreadsheet op een privéaccount van een vrijwilliger heeft die grondslag niet.
• Een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Bij een usb-stick die zoek raakt weet u niet eens wat erop stond.
• Verzoeken van betrokkenen om inzage, rectificatie of wissing moet u binnen een maand beantwoorden, met een verlenging van maximaal twee maanden. Dat lukt alleen als u kunt zoeken over uw hele bestand.

De volledige uitwerking daarvan staat in het artikel over persoonsgegevens in de collectie en de AVG. Houd er daarnaast rekening mee dat de financiële kant van schenkingen en bruiklenen onder de gewone bewaarplicht van zeven jaar valt.

Wanneer overstappen echt loont

Niet elke vereniging hoeft vandaag te wisselen. Wel is er een aantal signalen waarbij uitstel duurder wordt dan de overstap.

1. Er zijn meerdere bestandsversies in omloop en u durft niet te zeggen welke klopt.
2. Er werken meer dan twee mensen aan de registratie, op verschillende dagen.
3. U kunt niet binnen een minuut zien waar een object nu fysiek staat.
4. Een bruikleen is een keer te laat teruggekomen omdat niemand een datum bewaakte.
5. De enige die het systeem begrijpt, heeft aangekondigd dat hij het rustiger aan gaat doen.

Een overstap hoeft geen groot project te zijn. Exporteer uw werkblad, schoon de kolomnamen op, laat één iemand de dubbelingen wegwerken en zet daarna pas de rest van de vrijwilligers erop. De uren die dat kost, zijn goed te ramen met de kostenanalyse van collectieregistratie voor een historische vereniging.

Conclusie: kies het gereedschap dat uw opvolger ook begrijpt

Excel is een prima start, Access is een prima oplossing zolang de bouwer meedoet, en geen van beide is gemaakt om een collectie dertig jaar door te geven. Dat is wel precies de opdracht van een erfgoedorganisatie, hoe klein ook.

Wilt u die stap zetten zonder uw bestaande werk weg te gooien, dan is het collectieregister van Collectieregister gebouwd om uw huidige lijst over te nemen en er herkomst, standplaats, foto's en bruiklenen omheen te zetten. Wie achter dit register zit en hoe wij naar erfgoedadministratie kijken, leest u op de pagina over de auteur.

Twijfelt u of uw collectie groot genoeg is voor de overstap, stuur dan een korte beschrijving van uw huidige werkwijze via het contactformulier. U krijgt een eerlijk antwoord, ook als dat antwoord is dat uw spreadsheet nog even prima voldoet.